ĐỪNG ĐỂ "ẢNH KHÔNG CÒN TỒN TẠI" GIẾT CHẾT GIAO KÈO KINH DOANH CỦA BẠN!

Trong kinh doanh, đặc biệt là khi làm việc online, chúng ta thường có thói quen gửi hóa đơn, hợp đồng hay bằng chứng chuyển khoản qua các ứng dụng nhắn tin cho nhanh. Thế nhưng, đã bao giờ bạn rơi vào cảnh "dở khóc dở cười" khi cần đối soát lại đơn hàng cũ thì nhận được thông báo: "Ảnh không còn tồn tại" chưa?

Sau nhiều lần "xương máu", mình nhận ra mỗi nền tảng nhắn tin đều có những "cái bẫy" lưu trữ mà nếu không tỉnh táo, bạn sẽ là người chịu thiệt.

1. Điểm mặt các "hung thần" mất dữ liệu

Nhiều người lầm tưởng cứ gửi qua app là xong, nhưng sự thật thì:

• Zalo, Viber, WhatsApp: Phương châm của các app này là "Bộ nhớ trong của bạn là Cloud của chúng tôi". Họ không lưu trữ ảnh trên máy chủ lâu dài. Nếu bạn đổi máy mà quên sao lưu, hoặc đơn giản là dùng một thời gian mà không tải ảnh về, ảnh sẽ tự động "bay màu".
• Telegram: Tuy lưu trữ đám mây rất tốt, ảnh cực nét, nhưng lại có tính năng "Delete for everyone". Đối phương có thể xóa sạch lịch sử trò chuyện của cả hai bên bất cứ lúc nào. Một sáng ngủ dậy, bản hợp đồng quan trọng có thể biến mất như chưa từng tồn tại.
• Messenger (Facebook): Lưu trữ khá bền vững, nhưng chất lượng ảnh bị nén rất tệ (mờ tịt). Hơn nữa, tính năng "Thu hồi" vẫn là một kẽ hở cho những bên muốn thay đổi tráo trở.

2. Phương án lưu trữ "vĩnh cửu" - Chậm nhưng chắc

Để bảo vệ mình (và cả khách hàng), mình đã rút ra quy trình 3 bước "bất tử" cho mọi giao kèo:

Bước 1: Nguyên tắc "Bỏ trứng vào nhiều giỏ"

Đừng bao giờ tin tưởng tuyệt đối vào một ứng dụng nhắn tin. Ngay khi nhận được các giấy tờ quan trọng (như Thông báo mã số thuế, biên lai chuyển khoản lớn), hãy thực hiện:

• Chụp màn hình ngay lập tức: Đây là bằng chứng nhanh nhất nếu đối phương có ý định thu hồi tin nhắn.
• Tải về máy: Đừng chỉ để nó nằm trên app.

Bước 2: Sử dụng "Cloud thực thụ" (Google Drive, iCloud, OneDrive)

Thay vì gửi ảnh trực tiếp, đối với các file quan trọng, hãy tải lên Google Drive rồi gửi đường link.

• Ưu điểm: Dữ liệu nằm quyền kiểm soát của bạn. Không ai có thể xóa hay làm mất ảnh ngoại trừ bạn. Bạn có thể truy cập từ điện thoại, máy tính hay bất cứ đâu.

Bước 3: Email - "Bằng chứng thép"

Đối với các giao kèo mang tính pháp lý hoặc hóa đơn giá trị cao, hãy gửi qua Email.

• Email là nền tảng lưu trữ có tính xác thực cao nhất. Một khi thư đã nằm trong hộp thư đến của hai bên, không ai có thể can thiệp vào dữ liệu của người còn lại.

Lời kết

Làm kinh doanh, cái tâm là quan trọng, nhưng cái "bằng chứng" là thứ bảo vệ cái tâm đó. Đừng để sự tiện lợi nhất thời của các ứng dụng nhắn tin làm bạn mất đi những dữ liệu sống còn.

Hãy nhớ: App chỉ để nhắn tin, Cloud và Email mới là nơi để lưu trữ!

---

Hy vọng bài viết này giúp anh em chủ shop tránh được những bàn thua trông thấy trong khâu quản lý dữ liệu.